Carlos R. Paula

Tribuna Invitada

Por Carlos R. Paula
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Cuando te están “montando un caso” para despedirte

En ocasiones recibo llamadas en la oficina de personas que buscan orientación porque entienden que les están fabricando o “montando un caso” en su trabajo con la intención de despedirles.  Las personas usualmente llaman desesperadas o con un alto nivel de ansiedad, indicando que alguien le refirió nuestro nombre y que desean orientarse porque los están hostigando laboralmente y/o les están documentando faltas y deficiencias insignificantes, o los supervisores están intentando “virarles la tortilla” al cambiar los hechos de una situación ocurrida para hacer parecer que fue el empleado el que cometió el error o el que incumplió normas de la empresa.

En esos casos, cuando el empleado realmente no ha cometido una falta ni ha incurrido en deficiencias en el desempeño de sus labores, lo importante es que el empleado pueda contestar, refutar o rebatir cualquier señalamiento que se le haya hecho por escrito en su trabajo, de manera que la versión del patrono no permanezca documentada como un recuento fiel de lo ocurrido.  Es necesario que el empleado conteste de manera formal, respetuosa y profesional las imputaciones que se le están haciendo y/o los reclamos del patrono, si entiende que no es correcta la información contenida en la acción disciplinaria, o en el memorando o correo electrónico recibido dónde se le señalan violaciones a las normas, políticas o procedimientos de la empresa. 

Hay dos viejos refranes que dicen que “las palabras se las lleva el viento” y “el que calla otorga”, por lo que más allá de meramente conversar con el supervisor o con las personas responsables de aplicar la disciplina progresiva (como podrían ser personas del departamento de recursos humanos de una empresa), es necesario que el empleado también ponga por escrito su versión de lo ocurrido y exponga su posición, de manera que no permanezca incontrovertida en su expediente de personal la versión del patrono que a su entender es incorrecta.  Todo empleado tiene derecho a contestar cualquier amonestación escrita o acción disciplinaria que le sea entregada, y si el patrono no le permite escribir en el documento entregado, el empleado puede entonces preparar una carta o comunicación electrónica separada, haciendo referencia al documento que se está contestando, y entregar o enviar la misma prontamente, luego de haber recibido la amonestación con la que no está de acuerdo.

Por su parte, el patrono de igual forma debe procurar documentar los eventos que constituyen violaciones a las normas y políticas de la empresa preparando amonestaciones por escrito dónde se demuestre la aplicación de disciplina progresiva al empleado debido a sus faltas o deficiencias en su desempeño.  Al igual que mencionamos que un empleado debe responder cualquier comunicación escrita o documento donde el patrono realice unos señalamientos incorrectos sobre el desempeño del empleado, pues igualmente el patrono debe asegurarse de documentar por escrito las deficiencias de los trabajadores y las violaciones a las normas y de la empresa. 

Los patronos también deben observar prácticas y procedimientos en la administración y supervisión del personal para protegerse adecuadamente de problemas legales.  En muchas ocasiones los supervisores corrigen las deficiencias de los empleados y sus faltas en el trabajo conversando con ellos y llamándoles la atención de manera verbal únicamente.  Cuando eso ocurre no se documentan los eventos ni incidentes que constituyen faltas, deficiencias o violaciones de normas por parte del empleado, de manera que la empresa pueda estar en una posición adecuada para poder evidenciar y mostrar la “justa causa” para cualquier futuro despido, según la ley en Puerto Rico define ese concepto, ante la conducta repetida o el patrón de conducta impropia de un empleado.  Es por esto que, a pesar de que es sumamente importante que los supervisores de la empresa conversen y dialoguen con sus empleados en relación a sus deficiencias laborales, es igualmente importante que se documenten las mismas luego del supervisor haber sostenido ya ciertas conversaciones con el empleado, sin que éste haya mostrado mejoría en su desempeño. 

Luego de una etapa inicial del proceso disciplinario, durante la cual el patrono puede conversar con el empleado y aplicarle disciplina progresiva de manera verbal, ya en una etapa avanzada del proceso disciplinario es necesario documentar estas deficiencias, faltas o violaciones de normas en anticipación de un posible despido para poder evidenciar la causa justificada y el cumplimiento con las disposiciones de ley aplicables.  Claro está, la práctica antes mencionada en una etapa inicial del proceso disciplinario constituye la regla general que tiene como excepción, entre otros, casos graves y serias de violaciones de normas por parte del empleado, en donde podría ser necesario que el patrono documente una amonestación inmediatamente desde la primera falta del empleado, sin necesidad de conversaciones previas o amonestaciones verbales.

Ya que hemos mencionado el proceso disciplinario requerido con los empleados en la mayor parte de los casos, es importante recordar que el concepto de “disciplina progresiva” requiere que el patrono pueda demostrar, al realizar un despido, lo siguiente: (1) que el empleado conocía sus tareas, deberes, funciones, responsabilidades y obligaciones, por lo que sabía cuáles eran las expectativas del patrono en cuanto a la realización de su trabajo [para esto es importante que las descripciones de puestos (“job descriptions”) entregadas a los empleados reflejen adecuadamente todas las tareas y funciones del puesto]; (2) que el empleado cometió faltas, violaciones de normas, o ha incurrido en deficiencias en su desempeño; (3) que al empleado se le notificaron sus faltas, violaciones de normas, o deficiencias en el trabajo de manera adecuada y oportuna; (4) que al empleado se le dio la oportunidad de mejorar su desempeño [ya sea porque se le concedió tiempo suficiente para ello y/o porque se le brindó el adiestramiento, maquinaria, herramientas, o equipo necesario para que pudiese realizar las funciones de su puesto a satisfacción del patrono]; y (5) que se afectó el buen y normal funcionamiento de la empresa con las faltas o deficiencias del empleado.  Si luego de la aplicación de disciplina progresiva el empleado no muestra mejoría sustancial, podría ser necesario su despido y podría estar justificado el mismo.

La aplicación de disciplina progresiva y la adecuada documentación de los eventos que demuestran un pobre desempeño de parte un empleado son herramientas claves que permiten al patrono poder demostrar que no se está inventando las cosas ni le está “montando un caso” al empleado para despedirle injustificadamente.  Dichas herramientas permitirán al patrono evidenciar que tiene “justa causa” para despedir a un empleado, al poder demostrar que éste ha incurrido en un “patrón de conducta impropia o desordenada”, o que ha tenido un “desempeño deficiente, ineficiente, insatisfactorio, pobre, tardío o negligente”, o que ha incurrido en el “incumplimiento de normas y estándares de calidad y seguridad del patrono, baja productividad, falta de competencia o habilidad para realizar el trabajo a niveles razonables requeridos por el patrono”, o que se han recibido “quejas repetidas de los clientes del patrono”, o que el empleado ha incurrido en la “violación reiterada” de las normas razonables de la empresa.  Todas estas frases entre comillas están incluidas en la definición de lo que constituye “justa causa” para el despido de un empleado por su propia conducta y los eventos laborales relacionados con estos conceptos son los que el patrono debe documentar en las acciones disciplinarias para evitar reclamos de que le están fabricando o “montando un caso” a un empleado para despedirle injustamente.

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