04-Noviembre-2009

EMILIO F. RUIZ

Documentos, archivos y país

La labor de investigación, la práctica universitaria y la contextualización de la vida política, económica y social de la actualidad tienen en los archivos una fuente de valor incalculable y práctico del cual el País tiene que hacer conciencia.

Los documentos, los archivos y los archiveros han podido convertir a la archivística en una de las posibles bases del Estado de Derecho y, por consiguiente, de la democracia.

El documento es un objeto tangible, corporal, producto de la actividad humana que muestra o prueba algo y sirve de fuente de conocimiento.

El documento de archivo, aquel instrumento fehaciente, que da fe de un hecho, es el que muestra o justifica la veracidad de una cosa. En la vida diaria existen innumerables testimonios de su existencia y de su necesidad.

El documento único, aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de sentido. La archivística, dentro de las Ciencias de la Documentación y de la Información, es la disciplina que trata de clarificar el carácter seriado de los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos —nunca como colección documental—, y el principio de procedencia. La clasificación como testimonio es su primera y fundamental característica. Tan antiguo como la propia escritura, tiene entre sus características la condición de fe pública y también la de tener contenido jurídico según el Derecho Romano. Además, de estas cabría enumerar otras como: poseer valor testimonial científico e informativo, ser fehaciente, imparcial, objetivo, auténtico y original.

La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. El valor testimonial de los documentos de archivo depende de la conservación y del mantenimiento de sus caracteres internos. Si se trastoca el orden sólo queda el caos y de ahí la importancia del carácter seriado de los documentos.

El archivo puede definirse como la institución donde se reúnen uno o más conjuntos de documentos producidos como resultado de las funciones de personas o entidades públicas o privadas, organizados y conservados con arreglo a métodos científicos, respetando su orden natural, en las debidas condiciones y atendido por personal capacitado.

Teniendo en cuenta estos conceptos irrenunciables, con el máximo respeto hacia el hombre sencillo que los ignora, y a pesar de saber que el problema viene a menudo de profesionales, políticos, intelectuales o incluso de profesores —que se empeñan en negar la evidencia cuando conviene—, hace ya un tiempo que laboramos en el Archivo Jaime Benítez, donado por la familia Benítez Martínez a la Universidad de Puerto Rico, con la esperanza de que se reconozca y no se dificulte lo que es sin duda germen de un Archivo Histórico Universitario que tanto necesitan los puertorriqueños.