Carla J. Alonso

Punto de vista

Por Carla J. Alonso
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Planificando tu evento en el espacio virtual

La pandemia nos ha lanzado a un mundo virtual de manera prolongada, por el llamado a evitar los encuentros presenciales para reducir las posibilidades de contagio hasta que aparezca una cura para el COVID-19. Sin embargo, esto no significa que nuestros eventos tienen que quedar en pausa; podemos llevar a cabo no solo reuniones y webinars, sino convenciones, exhibiciones, conferencias, espectáculos y hasta actividades de recaudación de fondos en el espacio digital. 

Planificar un evento virtual no es solo conectarte a una de las plataformas, abrir la cámara y comenzar a hablar. Al igual que cualquier evento presencial, la precisión de los detalles de planificación es medular para que produzca resultados. 

Los eventos virtuales amplían el alcance a las audiencias y a las opciones de recursos disponibles; abaratan los costos y aumentan el retorno en la inversión; la medición de impacto es inmediata; son ecoamigables y facilitan la aplicación del contenido en distintos formatos para maximizar la inversión. 

Sin embargo, lograr el “enganche” (engagement) en eventos virtuales es un reto para el planificador. Estudios recientes revelan que, en las videollamadas, el 65% de los participantes realiza otro trabajo, un 55% come y el 21% hace compras por internet; imagínate el reto que presenta un evento digital prolongado. 

Por eso, tu planificación del evento virtual debe considerar múltiples aspectos:

* Objetivo: define con claridad el propósito y meta del evento. 

* Audiencia: conócela, entiende su demografía, características, capacidades y ajusta tu contenido y mercadeo a ellos. Respeta el tiempo de tu audiencia y recuerda que su lapso de atención será más breve.

* Plataforma de registro: para contabilizar matrícula y establecer estrategias de promoción. 

* Contenido:  debe ser vigente, interesante. 

* Recurso: es doblemente importante hacer la selección correcta.  Considera insertar un anfitrión que ordene los temas y maneje la sesión para que el recurso se pueda enfocar en transmitir el contenido. 

* Calidad de producción: robusta y entretenida, que apele a tu audiencia con elementos gráficos, videos, animaciones que inyecten dinamismo al intercambio. Y que, dentro de la distancia, se sienta la conexión, el calor humano. 

* Interactividad: estimula la interacción por chats simultáneos. Es importante para promover la interacción humana, que es un reto en cualquier evento y más en uno a distancia. Permite la conversación, pregunta, escucha sus voces.

* Plataformas: hay múltiples opciones en el mercado – y seguirán apareciendo nuevas. Por eso, antes de escoger, investiga y evalúa los alcances de acuerdo a tu evento y a la audiencia a la cual vas a apelar. Puedes enriquecer la experiencia abriendo tu evento a canales de medios sociales, pero asegúrate de que el funcionamiento y conexión con la plataforma de reunión es perfecta. 

Como ves, son muchos los retos, pero ninguno insalvable; la planificación adecuada y el poder de la tecnología lo hacen posible. Sin duda, podemos visualizar un futuro post pandemia de eventos híbridos en los que se combinará lo mejor de ambos mundos – la magia del encuentro presencial con la conveniencia del espacio virtual.

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