Silvina Moschini

Punto de vista

Por Silvina Moschini
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El decálogo del trabajo remoto en tiempos de pandemia

El trabajo remoto está entre nosotros y llegó para quedarse, de eso no tenemos dudas. Aunque antes del COVID-19 algunas empresas se animaban a experimentar con esquemas flexibles de trabajo, fue la pandemia la que le dio el empujón que muchos líderes reales necesitaban para animarse a gerenciar equipos virtuales y dejar atrás, de una vez y para siempre, las rutinas obsoletas que limitaban el trabajo a un horario y a un lugar. 

Fue por el coronavirus que, de la noche a la mañana, la mitad del universo -más de tres mil novecientos millones de personas- se vieron forzadas a quedarse en casa, obligando a las empresas a transformar sus procesos de trabajo y modificar sus operaciones para garantizar la continuidad de sus negocios. De la noche a la mañana, el trabajo remoto dejó de ser un “lujo” para pocos y se convirtió en la “norma” que está preservando a las compañías del colapso de sus operaciones.

En medio de esta catástrofe sanitaria, muchas empresas se enfrentaron al desafío de reconvertir digitalmente a sus equipos para que trabajen desde casa casi a ciegas, sin herramientas tecnológicas, sin procesos y sin manuales de uso o mejores prácticas que les expliquen cómo gestionar de manera eficiente a sus equipos a distancia. 

Para otras, como por ejemplo para nosotros en TransparentBusiness, que nacimos 100% digitales y que creemos que el “trabajo es algo que se hace y no un lugar a donde se va”, las soluciones tecnológicas que creamos -y que utilizamos para gerenciar nuestros propios procesos de negocio y operación- no solo nos han ayudado a transitar con pocos sobresaltos esta emergencia sino que también nos ha ayudado a construir empresas diez veces más eficientes, más productivas, efectivas y muchísimo más inclusivas. 

El trabajo remoto, cuando se hace digitalizado y transparente, permite aumentar los niveles de productividad, operar con horarios flexibles, garantizar el acceso a información desde cualquier lugar -porque se almacena en la nube- y supervisar la ejecución de los procesos con datos y eficiencia.

Quienes hemos hecho de la gestión de equipos distribuidos no solo nuestro modo de operar sino también nuestro foco de negocio, vemos en estos tiempos trágicos que nos toca vivir un hilo de luz y de esperanza al final del túnel. Creemos que de todo lo malo, siempre sale algo bueno y es precisamente en las crisis donde se encuentran también las oportunidades más grandes. 

Para ayudar a las empresas a mirar diferente este desafío del trabajo virtual, preparamos este decálogo.

1. Hardware. Lo primero que un líder debe proveer es un equipo de cómputo seguro (uno de cada cuatro de los trabajadores de Latinoamérica no cuenta con una computadora que pueda destinar exclusivamente a trabajar). El uso de hardware de la compañía minimizariesgos de que la información sea comprometida, ya que sus niveles de seguridad son más elevados que los de las computadoras personales. 

2. Software. Otra consideración importante son las condiciones de seguridad para evitar ataques cibernéticos. Desde temas sencillos, como la actualización de antivirus y las restricciones para la descarga e instalación de programas nuevos, hasta el cuidado en la elección de las contraseñas. Para muchos, también el acceso a los sistemas de la compañía vía VPN para proteger información importante de la compañía o datos privados de clientes. 

3. Redes. Una conexión rápida y segura es esencial para el buen funcionamiento de las operaciones. Usar redes de WI-Fi públicas en bares o espacios de “coworking” puede ser potencialmente riesgoso para la preservación de datos. Se recomienda encriptar los accesos para garantizar la privacidad de la información y elegir contraseñas fuertes (y múltiples factores de autenticación).

4. Espacio. Los líderes de equipo deben saber que las personas que trabajan remotamente serán más eficientes si se organizan física y mentalmente para separar su vida privada de su vida laboral. Si trabajan desde casa, lo ideal es que se armen una oficina que les permita tener privacidad para tomar y hacer llamadas sin distraerse con el trasfondo doméstico y familiar. Establecer una rutina también es clave, porque no tenerla hará que posterguemos el trabajo todo el tiempo. Por otro lado, tener un horario de corte es esencial para no seguir trabajando hasta tarde, lo que afecta el tiempo social y de familia, esencial para recuperar energía. 

5. Procesos, comunicación y seguimiento. Consignas claras es el punto de partida. El líder debe ser preciso en el delineamiento de las tareas y consecuente en su seguimiento. Puede designar un responsable por proyecto, si fuera necesario. Además, puede promover reuniones de seguimiento frecuentes, que cohesionan los esfuerzos y fortalecen el vínculo entre los miembros del equipo. Cuando se trabaja remoto, crear procesos de comunicación es clave. En términos generales, las videollamadas tienen la categoría de una reunión de varios en la oficina y los chats directos son el equivalente de una conversación entre dos en el pasillo.

6. Confianza. El principal reparo que tienen muchos CEOs con el trabajo remoto es la incertidumbre que les genera no poder saber si su empleado está trabajando o haciendo otra cosa en el horario laboral. La falta de confianza se soluciona recurriendo a herramientas tecnológicas especialmente diseñadas para verificar el proceso de trabajo, lo que permite reemplazar el monitoreo de la persona física por el del cumplimiento de los objetivos planteados. 

7. Colaboración. Las notas, planillas o presentaciones que se suben a la nube permiten chequear o hacer sus aportes personales a quien quiera cuando quiera. El mercado ofrece infinidad de herramientas que son un antídoto contra las cadenas de mails que van y vienen. En nuestra experiencia, herramientas de colaboración como Google Drive, de videoconferencia como Webex o Zoom son clave para el trabajo colaborativo en línea y para la gestión en tiempo real de los proyectos, así cada persona sabe qué tareas tiene que realizar y todo el equipo está alineado.

8. Transparencia. La transparencia que permite la tecnología equivale a decir que cada trabajador, independientemente de dónde se encuentre, es responsable por su trabajo. A través de las herramientas apropiadas, la compañía centraliza el proceso y sigue el “performance” y el rendimiento de cada trabajador. La transparencia también redunda en la cooperación entre los empleados, que se hará evidente en la productividad del conjunto. 

9. Comunidad. El líder del equipo debe programar reuniones virtuales para que sus miembros se vean las caras cada tanto. La periodicidad dependerá de cada empresa, pero esos encuentros son vitales para intercambiar ideas o, simplemente, para pasar un buen rato. Pueden ser reuniones relacionadas con un proyecto o no, pero la comunicación cara a cara hace maravillas en el espíritu de grupo. 

10. Camaradería. En la oficina tradicional, el momento de ir a buscar un café o un vaso de agua es la excusa para hablar de esas cosas que no son trabajo pero que ayudan a armar equipo. Hay formas de hacerlo virtualmente: crear canales de chats temáticos (#mascotas, #hijos) para conversar temas personales, pero también pueden ser juegos, o emails rompehielos, o causas solidarias. 

Bien implementado, el trabajo remoto es una solución que ofrece grandes beneficios para todos. Sin procesos o herramientas tecnológicas que resuelvan los desafíos asociados al trabajo remoto, como la confianza, la coordinación y la rendición de cuentas, se puede transformar en una pesadilla difícil de encauzar cuanto más tiempo la dejemos correr sin guías, pautas y protocolos.

A partir del coronavirus, el trabajo remoto dejó de ser una opción para convertirse en norma. En este momento, en el que gran parte del mundo está trabajando desde su casa, quedan en evidencia las ventajas de este modelo flexible, que dinamiza la productividad de las personas, pero también mejora su calidad de vida. Además, el trabajo remoto permite a las compañías ahorrar miles de dólares en infraestructura e implica menos impacto en el medio ambiente y menos tiempo de traslados para los empleados. 

A la fuerza, la pandemia nos obligó a una aceleración digital y a cambiar la forma en que trabajamos: sin fronteras, sin oficinas y sin límites geográficos. Cuando todo esto pase, habrá quedado en evidencia que ese trabajo que algunos decían que no se podía hacer de casa no solo fue posible, sino también efectivo y fuemucho más eficiente. En esta tormenta perfecta para la transformación digital del mercado, el coronavirus es el catalizador que le cambiará la cara al empleo y al trabajo para siempre. 

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