Hace apenas unos años, adquirir un equipo tan básico como una nevera para una agencia del Gobierno de Puerto Rico podía llevar cerca de 70 días debido a firmas, aprobaciones y trámites burocráticos. Hoy, ese mismo proceso puede completarse en apenas 15 minutos gracias a la transformación tecnológica impulsada por la Administración de Servicios Generales (ASG), que busca agilizar las compras gubernamentales, fortalecer la transparencia en el uso de los fondos públicos y atraer a más suplidores locales.

“La visión es ofrecer un servicio ágil al Gobierno de Puerto Rico sin comprometer –y fortaleciendo– la transparencia en la contratación gubernamental”, afirmó la licenciada Karla G. Mercado Rivera, administradora y principal oficial de compras de la ASG.

La ASG, responsable de la mayoría de las compras gubernamentales, inició esta evolución tras una reorganización en 2019, que centralizó gran parte de las contrataciones de bienes, obras y servicios no profesionales. A partir de ahí, la agencia emprendió una reforma que eliminó procesos innecesarios y uniformó las compras públicas. Con ello, sentó las bases para un modelo de contratación más ágil, transparente y competitivo.

Uno de los cambios más significativos fue la creación de JEDI (Joint E-procurement Digital Intelligence), una plataforma que gestiona todos los procesos de contratación.

“Es como un catálogo de Amazon”, explicó la funcionaria. “Lo que hace la agencia es certificar que cuenta con los fondos, escoger qué productos quiere y, entonces, generarlos en el sistema”.

Innovaciones en transparencia traen resultados y reconocimientos

En paralelo, la ASG buscaba cambiar la percepción sobre la falta de claridad en los procesos de contratación y en el manejo de fondos públicos.

Para eso, desarrollaron el Portal de Transparencia, que permite consultar en tiempo real a quién se contrató, qué se compró, cuánto costó y para qué agencia se realizó la adquisición.

“Somos la primera jurisdicción de Estados Unidos en la que las compras se publican tan pronto como se realizan”, destacó. Además, las subastas se transmiten en vivo para dar la mayor visibilidad posible al proceso.

La tecnología también permite analizar los patrones de compra, el gasto de las agencias y cuántas adquisiciones pasan -o no- por procesos competitivos. Asimismo, se incorporó un sistema de alertas que ayuda a detectar y documentar posibles irregularidades.

“Atacamos directamente la mala administración e, incluso, la corrupción pública, garantizando que podamos rendir cuentas de cada transacción que se haga”, detalló la licenciada.

La implementación de estas plataformas ha llevado a la ASG a ser galardonada con dos premios internacionales por sus iniciativas de transparencia y uso de inteligencia artificial.

El más reciente fue el pasado 4 de junio, cuando recibieron el premio AI in Action Award, otorgado por el Center for Civic Futures, por implementar tecnologías para fortalecer los procesos de compras del Gobierno.

“Tenemos un sistema de calibre mundial que ya ha sido reconocido”, puntualizó.

Más oportunidades para los suplidores locales

Uno de los objetivos de esta modernización era lograr que más empresarios puertorriqueños confiaran y participaran en los procesos de compras y licitaciones gubernamentales, pues, durante años, la burocracia y la lentitud alejaron a muchos comerciantes de las contrataciones públicas.

Para ello, la ASG apostó por agilizar los pagos derivados de los contratos adjudicados, reducir los procesos a los “pasos estrictamente necesarios”, uniformar las reglas y ofrecer mayor visibilidad sobre cada etapa de la contratación. Como resultado, la participación de suplidores locales aumenta entre un 8 y un 9 % anualmente.

“Mientras más confianza les demos para participar, más competencia tenemos”, indicó Mercado Rivera.

“Hay pequeñas y medianas empresas que entran a los contratos centralizados y dejan de ser pymes. Se convierten en grandes suplidores”, resaltó.

Eficiencia por el bien común

Por otro lado, toda esta transformación ha fortalecido la confianza ciudadana.

Para la administradora, la desconfianza se combate con datos. Por ello, puso como ejemplo iniciativas de gran envergadura, como el proyecto de asfalto “Cambiando carriles” o la respuesta logística a la emergencia causada por el huracán Fiona, que se completaron sin señalamientos fiscales sobre las compras.

Mientras tanto, para estos fines, la agencia también ha implementado el expediente digital administrativo, que recopila información de cada etapa de una contratación, desde cotizaciones hasta chats, y está disponible para auditorías.

“Con una visión fiscalizadora, preparamos esos expedientes para que hablen por sí solos”, sostuvo.

Mercado Rivera aspira a dejar una institución capaz de sostener este modelo de gestión más allá de cualquier administración y consolidar una nueva forma de entender las compras públicas.

“Mi legado es que la ASG pueda seguir esta visión independientemente de que yo esté o no”, expresó. “Es importante que la transparencia se institucionalice, que no se use como un adjetivo, sino que se convierta en un verbo”.