En los últimos cinco años han ocurrido eventos inesperados que nos han cambiado la vida como los huracanes Irma y María en el 2017, y terremotos del 2020. Estos eventos nos han demostrado que la preparación y la planificación son importantes para proteger el negocio.
Ya en el pico de la temporada de huracanes, que culmina el 30 de noviembre, es importante que te asegures de que tu negocio está preparado para enfrentar cualquier emergencia que ocurra y que tengas desarrollado un plan de continuidad, que incluya procedimientos para enfrentar emergencias y mitigar posibles daños. De esta forma, tu negocio podrá continuar operando, sin que tus finanzas se vean afectadas.
“Los dueños de negocio deben tener conciencia de la necesidad de contar con un seguro. Antes, un seguro era considerado como un lujo, pero, después del huracán María, se convirtió en una necesidad, porque vimos lo importante que es estar bien asegurado”, detalló la licenciada Evelyn Rosa Morel, vicepresidenta del área de seguros de propiedades comerciales y contingencia de Popular Risk Services.
Cada negocio es particular, por lo que el plan de continuidad va de acuerdo con cada compañía. Sin embargo, existen unas guías que debes considerar para preparar tu negocio, ante cualquier evento inesperado.
Tener un inventario del negocio te permite contabilizar las pertenencias, en caso de que tengas que presentar una reclamación. Toma fotos y vídeos para identificar fácilmente los daños que sufrió la propiedad.
A la hora de reclamar, las aseguradoras prestan atención particular a las condiciones del local previo a un evento catastrófico, por lo que contar con evidencia fotográfica permite demostrarles el “antes” y el “después” del inventario, las circunstancias y las instalaciones.
Asegúrate de tomar las medidas de seguridad correspondientes y realizar las reparaciones necesarias para que la propiedad resista cualquier evento o acontecimiento inesperado.
“Por ejemplo, si tienes un letrero, tiene que estar anclado. Si no lo está, debes removerlo, porque eso puede ser un proyectil para otro comerciante o persona”, apuntó José Figueroa Padín, productor de seguros en Popular Risk Services.
De igual manera, mantén los desagües y los techos limpios, y poda los árboles cerca de tu establecimiento.
Es fundamental que protejas los documentos de la empresa, manteniendo duplicados de los registros de tu negocio y de tus clientes. Además, debes conservar estos duplicados en formato físico o en la nube, en caso de que tu negocio se destruya. Algunos de los documentos que debes proteger son: información de finanzas; licencias y certificados; recibos contributivos; pólizas de seguros; y base de datos de empleados, clientes y proveedores.
Asegúrate de que tienes suministros para garantizar el funcionamiento del generador luego del evento, incluyendo combustible, filtros y lubricantes. Almacena el combustible en un lugar ventilado. Además, ten a la mano los números de teléfono de la compañía que brinda servicio y mantenimiento del equipo. Repasa el procedimiento de operación del generador eléctrico junto con el personal que estará a su cargo, en caso de una emergencia.
Los expertos de Popular Risk Services también aconsejan recoger materiales de construcción que estén en las instalaciones de tu negocio para que no representen peligro al momento de un evento catastrófico, ya que muchos de ellos pueden convertirse en proyectiles.
Evalúa crear acuerdos para la reparación de equipos y estructuras, remoción de escombros, alquiler de vagones refrigerados para mercancía perecedera, transportación, renta de equipos, alquiler de autos, hotel o utilidades. Esto permite asegurar una continuidad temprana del negocio, luego de un evento, debido a que contarás con servicios que te asistirán en el proceso. Además, considera realizar acuerdos preliminares para el arrendamiento de locales alternos.
Ante esto, Figueroa Padín opinó que los acuerdos se deben realizar con anticipación, ya que “todo el mundo empieza a subir sus costos porque la demanda es fuerte”.
La Agencia para el Manejo de Emergencias Federal (FEMA, por sus siglas en inglés) tiene un mapa actualizado en su página msc.fema.gov. Coteja esta información y asegúrate de que tienes una póliza de seguro que cubra daños por inundación, debido a que las pólizas de propiedad, por lo general, no cubren este tipo de daño.
Darte cuenta de que tu negocio no estaba asegurado adecuadamente cuando ya has sufrido una pérdida puede ser financieramente devastador. Consulta con tu productor de seguros si tus pólizas están al día con las cubiertas necesarias.
Cada negocio debe contar con un programa de seguros que tenga:
Figueroa Padín recomendó reevaluar las pólizas anualmente. Además, se debe notificar cualquier cambio en el negocio para que pueda incluirse bajo tu póliza de seguro. Así también, debe actualizar el valor de la propiedad.
“Es bien importante saber que no tener un plan de continuidad ni un seguro que te responda puede acabar no solamente con tu negocio, sino que también puede afectarte económicamente y a nivel reputacional”, advirtió Rosa Morel.
“Desde el primer momento en que ocurra algún evento inesperado, nosotros decimos presente”, puntualizó Rosa Morel.
Comunícate con tu equipo de Popular One para ayudarte a proteger tus activos y preparar tu negocio para lo inesperado.
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