La Oficina del Inspector General (OIG) reveló este lunes que el Registro Demográfico realizó cobros indebidos ascendentes a, por lo menos, $2.9 millones al expedir certificados de eventos vitales como nacimiento, matrimonio y defunción a través de la plataforma digital del Departamento de Salud.

“Durante el período de julio de 2022 a febrero de 2025 (el plazo evaluado), el Registro Demográfico cobró aproximadamente $2,904,445 en exceso a los costos aprobados en el Reglamento 5961. Lo anterior surge de las 487,559 certificaciones de eventos vitales que otorgó. Esta cantidad no incluye el período de noviembre de 2015 a junio de 2022 que el Registro Demográfico estuvo cobrando los derechos de la emisión de eventos vitales en exceso a lo permitido por el Reglamento 5961″, lee el informe de la OIG (OIG-E-26-002).

El documento indica que el Registro Demográfico impartió instrucciones para aumentar el costo en la emisión de certificados de salud al amparo de una enmienda de emergencia al Reglamento 5961, que establece el proceso y la cuantía del servicio.

Sin embargo, el Registro Demográfico le certificó a la OIG que “la Oficina de Asesores Legales del Departamento (de Salud) informó que la enmienda al Reglamento 5961 no fue radicada ante el Departamento de Estado porque no se culminó el procedimiento para la aprobación expedita”, lo que incumple con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme (LPAU).

La OIG ordenó al Departamento de Salud completar el proceso ante el Departamento de Estado para la aprobación de la enmienda al referido reglamento.

Destacó que el secretario de Salud, Víctor Ramos, aceptó los hallazgos el 4 de junio.

“Los directores ejecutivos que actuaron en el Registro Demográfico y los secretarios del Departamento en funciones, desde el año 2015 hasta el 2024, no realizaron las acciones correspondientes para lograr que se enmendara el Reglamento 5961 conforme con los costos que se estuvieron cobrando durante esos años”, indica el informe.

Además, en su examen, la OIG encontró deficiencias en la expedición de certificados. “Había 4,987 solicitudes de eventos vitales en proceso al 30 de junio de 2024. De estas, 4,589 solicitudes (92%) tenían estatus en proceso al 30 de junio de 2022. Estas solicitudes debieron haber sido trabajadas o canceladas en 30 días o menos. El Registro Demográfico no cuenta con procedimientos internos para determinar el tiempo que deben permanecer las solicitudes de certificados de eventos vitales en proceso”, determinó.

Igualmente, la agencia fiscalizadora señaló otras deficiencias, que incluyeron acuerdos colaborativos o enmiendas no radicadas ante la Oficina del Contralor, fallas relacionadas con los controles de acceso al sistema del Registro Demográfico y reglamentos y procedimientos sin actualizar por décadas.

Los hallazgos también destacaron atrasos y errores en la entrega de certificados, lo que, indicó la OIG, ha provocado dificultades en procesos legales, gestiones migratorias y reclamaciones de seguros.

También señaló “la ausencia de un análisis de riesgos, la existencia de inventarios tecnológicos desactualizados y la falta de programas de adiestramiento en ciberseguridad para el personal”.

En su análisis, la OIG también recomendó establecer un protocolo de control de calidad y métricas de tiempo en la expedición de certificados, así como para implementar controles tecnológicos más rigurosos, y revisiones periódicas de accesos.