Semanas antes de que el gobierno anunciara la puesta en vigor de la plataforma tecnológica Enterprise Resource Planning (ERP), bautizada como Íntegra PR, el Departamento de Educación (DE) y la Administración de Servicios Generales (ASG) habían advertido sobre los problemas que confrontarían y que hoy son realidad.

El Nuevo Día obtuvo cartas y correos electrónicos de ambas agencias en las que detallan los riesgos que enfrentarían, entre ellos el disloque en las operaciones gubernamentales, datos y procesos inconsistentes entre agencias y errores en cuanto a la jerarquía o forma en que se trabajaron sistemas para luego interconectarse. Además, se alertó sobre la descontinuación de servicios, contrataciones y compras, la dependencia a procesos manuales y la centralización de conocimiento en entes externos al gobierno.

Tanto las cartas como los correos electrónicos fueron dirigidos a Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) y la ahora exsecretaria de la Gobernación Itza García, quien tenía a cargo el proyecto del ERP. Los documentos recalcan que no están en contra del ERP, pero pidieron reconsiderar su lanzamiento y advirtieron que el gobierno debía esperar y trabajar más con la plataforma antes de ponerla en vigor.

“La reacción (de García) siempre fue hay que seguir”, sostuvo una fuente.

El ERP ahora es manejado por la OGP con serias deficiencias que permitieron la acumulación de facturas, pagos atrasados e interrupción de servicios.

En una carta del 22 de junio de este año, la administradora y principal oficial de compras de la ASG, Karla G. Mercado Rivera, advirtió de un posible caos y dejó claro que había “riesgos críticos” con el ERP que debían atenderse para procurar el éxito de la plataforma. A modo de ejemplo, señaló que no permitía transacciones interagenciales.

“Para garantizar el verdadero éxito, es deber ministerial de esta agencia velar porque la implementación se lleve a cabo garantizando una configuración correcta que garantice las mejores prácticas, el alineamiento con la política pública de cumplir con la ley y garantizar la transparencia en los procesos de contratación pública y asegurando que el sistema sea operacionalmente viable. Sin perder de perspectiva que las repercusiones de un sistema mal configurado sobrepasan un ‘go-live’ (puesta en operaciones)”, lee la misiva de seis páginas.

“El eje central debe enfocarse en mantener las operaciones de forma sostenible. Esto es, no solo para estar en vivo, sino para quedarse en vivo y que la inversión en el proyecto resulte en un sistema que permita administrar el gobierno de forma eficiente y transparente y como resultado se puedan emitir de manera más ágil los estados financieros con datos certeros”, agrega la misiva.

Precisamente, Mercado Rivera, comparecerá este jueves ante la Comisión de Relaciones Federales del Senado, que investiga las fallas que ha reportado el ERP. También acudirá Ángel Quiñones, de la empresa Deloitte Consulting, empresa que ha estado a cargo de la implementación del ERP. A Deloitte se le han pagado más de $80 millones luego de que se le diera un contrato sin un proceso competitivo de licitación, porque se hizo mediante una solicitud de propuesta para compra de servicios a diversas empresas.

En la vista que hubo el lunes se reveló que, contrario a lo que había anunciado la gobernadora Jenniffer González en julio de este año cuando presentó el lanzamiento del ERP, está en suspenso subir al sistema la nómina de los empleados del gobierno para enero próximo.

“(Lo que busco es) saber dónde está el tranque, ver quién cobró qué y cómo se resuelve que es lo que realmente queremos. Ya sabemos que la cancelación no es una opción... los que queremos es que la compañia Deloitte funcione y si no es algo que le corresponde a ellos, que nos diga quién, dónde y cuándo”, precisó el senador Carmelo Ríos, presidente de la Comisión de Relaciones Federales.

“Ya ellos (Deloitte) cobraron, pero el sistema que ellos crearon ha provocado que los que dieron el servicio no cobren”, sostuvo Ríos.

Ríos anticipó que se dispone a citar a la OGP, Hacienda “y dos o tres compañías pequeñas que están dando adiestramiento”.

La ASG, precisamente, alertó que se estaba violentando su ley orgánica (Ley 73 de 2019) porque se sacaba de su jurisdicción el catálogo de órdenes de compra y los colocaba en manos de cada agencia.

“Esto generaría ineficiencias operacionales severas que inevitablemente demorarían la emisión de órdenes de compra, con impacto directo en la continuidad operacional de todas las entidades que dependen del proceso centralizado de compras y en ocasiones imposibilitando la ejecución”, dijo Mercado Rivera, en su carta.

El DE advirtió el 6 de mayo, en un correo electrónico, que sería la agencia más perjudicada porque tiene uno de los presupuestos más grandes dentro del aparato gubernamental, entre fondos federales y estatales, y con operaciones complejas o excepcionales que no podían ser automatizadas y requieren de una respuesta rápida. Uno de los riesgos de implementar el ERP en Educación era que incidiera en la salida del síndico federal que supervisa el manejo de fondos federales, lo que, en efecto, ocurrió.

El Nuevo Día supo que el DE tiene hoy día un 90% menos de compras, al compararlo con la misma fecha el año pasado.

El Departamento de Educación federal, por su parte, le comunicó por escrito al DE, el pasado 2 de octubre, que la sindicatura en la que ha estado desde el 21 de marzo de 2021, se extenderá hasta el 26 de febrero de 2027, cuando ya se había anunciado que finalizará el 20 de noviembre. En la decisión de Educación federal pesó el flujo de trabajo de la Oficina de Cumplimiento, no el mal uso de fondos o incumplimiento con los acuerdos.

“Para determinar si se debe mantener el TPFA (Third Party Fiduciary Agent), necesitamos un período de tiempo más prolongado durante el cual el DE demuestre su capacidad de gestión financiera”, dijo en la carta el Departamento de Educación federal a través de Murray Bessette, quien firma la carta y es el subsecretario adjunto principal de la Oficina de Planificación, Evaluación y Desarrollo de Políticas.

En el correo electrónico, el DE alertó, además, que el ERP “no considera ciertos escenarios operacionales atípicos” que se dan entre agencias, como las compras sin contrato, urgencias, ajustes, cancelaciones y transacciones especiales

“Entendemos indispensable comunicar de forma clara, objetiva y oportuna los riesgos que aún persisten. Este documento no responde a una postura de oposición al proyecto, sino al deber ministerial de anticipar posibles impactos sobre la continuidad operacional de la agencia, el cumplimiento regulatorio y los acuerdos alcanzados en el proceso de salida del síndico”, lee el correo electrónico, con un listado detallado de los problemas que enfrentaría el DE.

Educación ha sido una de las agencias en las cuales los escollos con la nueva plataforma ha sido más evidente. El secretario Eliezer Ramos Parés reconoció, en múltiples ocasiones, que los problemas con el ERP eran la causa de los retrasos en pagos a proveedores de servicios de transportación escolar y Educación Especial, entre otros.